○摂津市議会の保有個人情報の安全管理措置に関する規程
令和5年3月30日
議会規程第2号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 職員の責務(第7条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第8条―第15条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第16条―第20条)
第6章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第21条・第22条)
第7章 安全管理上の問題への対応(第23条―第25条)
第8章 点検の実施(第26条・第27条)
第9章 雑則(第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、摂津市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年摂津市条例第17号。以下「条例」という。)第9条第1項の規定に基づく保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報の管理に関する事務を総括するため、摂津市議会事務局条例(昭和40年条例第27号)第1条に規定する議会事務局(以下「事務局」という。)に総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、摂津市議会事務局処務規程(昭和40年議会規程第9号)第2条第1項に規定する事務局長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 保有個人情報の適切な管理を行うため、事務局に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、摂津市議会事務局処務規程第2条第1項に規定する局次長をもって充てる。
3 保護管理者は、事務局における保有個人情報の管理に関する事務を掌理する。
(保護担当者)
第5条 保護管理者は、所属職員のうちから保護担当者を指名し、保護管理者を補佐させるものとする。
2 保護担当者は、事務局における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(研修)
第6条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、事務局の現場における保有個人情報の適切な管理のための研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、所属職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 職員の責務
第7条 職員は、条例の趣旨にのっとり、関係法令を遵守し、並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第8条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスをする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及びアクセス権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスをしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第9条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従いこれを行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第10条 職員は、保有個人情報の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第11条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の保管場所への施錠等の保有個人情報の漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、職員が保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合に備え、原則として、パスワード等(パスワード(暗証符号をいう。)、ICカード(集積回路を組み込んだカードをいう。)、生体情報等をいう。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第12条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保護管理者は、前項の規定による保有個人情報の消去又は媒体の廃棄を委託して行う場合(2以上の段階にわたる委託をして行う場合を含む。)には、必要に応じて職員を消去若しくは廃棄に立ち会わせ、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を求める等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第15条 保有個人情報が、外国において取り扱われる場合(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合において当該クラウドサービスを提供する事業者の所在する国が外国であるとき、又は保有個人情報が保存されるサーバーの所在する国が外国であるときを含む。)は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第16条 職員は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第18条を除き、以下この章において同じ。)について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第17条 職員は、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第18条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(端末機器の持出禁止等)
第19条 職員は、保護管理者が必要であると認める場合を除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第20条 職員は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムのログオフを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第21条 条例第12条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、条例第13条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 条例第12条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、条例第13条の規定に基づき、安全確保の措置を求めるとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 条例第12条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、条例第13条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第22条 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受ける者との契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この条において同じ。)の制限又は事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令又は契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任等に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的な報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認を行うものとする。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣の契約書に秘密保持義務等の保有個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保有個人情報を提供し、又は業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第7章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第23条 保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合その他安全管理上の問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、これらの事案(以下この章において「事案」という。)の発生等を認識した職員は、直ちに保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、事案が発生したときは、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末機器等の通信の切断等、被害の拡大防止のため直ちに行うことができる措置については、これを直ちに行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに議長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案が発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に当該措置を共有するものとする。
(公表等)
第25条 条例第11条の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第8章 点検の実施
(点検)
第26条 保護管理者は、事務局における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じて定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第27条 総括保護管理者及び保護管理者は、前条の点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第9章 雑則
(委任)
第28条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、総括保護管理者が定める。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。