(趣旨)

第1条　この訓令は、文書のマイクロフィルム撮影及びマイクロフィルムの取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(所管)

第2条　文書をマイクロフィルムに撮影する事務(以下「撮影事務」という。)は、総務部総務課が処理する。ただし、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が認めた場合は、当該文書を管理する課(以下「原課」という。)が処理する。

(撮影対象文書)

第3条　マイクロフィルムに撮影する文書(以下「原文書」という。)は、摂津市文書取扱基準(昭和58年摂津市訓令第7号)第3条第7号に規定する保存文書のうち永年保存すべきものその他総務課長が必要と認めたものとする。

(撮影依頼)

第4条　総務課長又は原課の長(以下「作成責任者」という。)は、原文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、マイクロフィルムの撮影を業とする者(以下「撮影者」という。)に撮影を委託するものとする。

(ターゲット)

第5条　撮影の際に使用する見出し(以下「ターゲット」という。)の種類は、次のとおりとする。

(マイクロフィルムの検収)

第6条　撮影者は、原文書の撮影を終了したときは、撮影したマイクロフィルムの内容を検査し、その結果について報告書を作成し、当該マイクロフィルム及び原文書とともに、作成責任者に引き渡さなければならない。

(マイクロフィルムの保存)

第7条　作成責任者は、前条の規定により検査したマイクロフィルムについて、マイクロフィルム管理票(様式第1号)を作成し、適切に管理するとともに、原文書の保存期間に合わせて保存しなければならない。

(原文書の保存期間)

第8条　撮影済みの原文書は、第6条の規定により検査した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して1年を経過する日まで保存しなければならない。ただし、総務課長が保存期間の延長を認めた場合は、この限りでない。

(定期検査)

第9条　作成責任者は、自己の管理するマイクロフィルムについて、1年に一度抽出により定期検査を行い、その結果をマイクロフィルム管理票に記録しておかなければならない。

(再撮影等)

第10条　作成責任者は、前条の定期検査の結果、マイクロフィルムの破損、汚損等を発見したときは、再撮影又は再製等適切な措置を講じなければならない。

(閲覧)

第11条　マイクロフィルムを閲覧しようとする職員は、マイクロフィルム閲覧許可申請書(様式第2号)により、作成責任者の許可を受けなければならない。

(協力)

第12条　各課の長は、総務課長から撮影事務の実施に当たって、原文書の見直し、整理等について、協力を求められた場合は、これに応じなければならない。

(委任)

第13条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、総務部長が定める。